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Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU)

Rechnungen sind steuerlich relevante Unterlagen. Ihre Verwendung und Archivierung ist über die Abgabenordnung (AO), insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) als auch das Handelsgesetzbuch definiert. Die Aufbewahrung von Rechnungen auf elektronischen Datenträgern ist zulässig, sofern dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Mit der Einführung der elektronischen Rechnung ergeben sich jedoch neue Anforderungen an die Aufbewahrung und Prüfbarkeit von Dokumenten, die nun nicht mehr in Papierform vorliegen.

Mit D-TRUST prokura können alle Rechnungen, die im Prozess der Rechnungsbearbeitung anfallen, gemäß der Vorgaben von GDPdU und GoBS im revisionssicheren Archiv abgelegt werden. Empfänger von elektronischen Rechnungen müssen daher etwa Prüfprotokolle nicht selbst vorhalten; im Falle einer Betriebsprüfung können Online- oder Offline-Zugriffe auf die entsprechenden Dokumente realisiert werden.

Wichtig für Unternehmen, die den Vorteil elektronischer Rechnungsstellung nutzen ist das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen vom 16.Juli 2001: "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)".

Mit elektronischen Rechnungen ist wie folgt zu verfahren:

  • Prüfung der Signatur und der Authentizität und Dokumentation des Ergebnisses
  • Ausschluss einer möglichen Änderung der Dokumente beim Empfänger
  • Speicherung von zwei Versionen mit gleichem Index bei Umwandlung in ein Inhouse-Format
  • Aufbewahrung der Prüfschlüssel
  • Bei kryptografischen Dokumenten: Aufbewahrung des entschlüsselten und des verschlüsselten Dokuments und des dazu gehörenden Schlüssels.
  • Über den gesamten Prozess der Dokumentenbearbeitung im Unternehmen ist eine Dokumentation zu erstellen, die den Anforderungen der GDPdU und der GoBs entspricht.

Um den Anforderungen der Steuerprüfer gerecht zu werden, sind die Rechnungsdaten entsprechend der Abgabenordnung, für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass eine nachträgliche Änderung der Daten ausgeschlossen ist. Die Rechnungen müssen über den gesamten Zeitraum lesbar sein und originär digitale Daten müssen durch den Steuerprüfer maschinell und mit Suchkriterien auswertbar sein. Das bedeutet nicht, dass über einen Zeitraum von 10 Jahren die gesamte Hard- und Software, die zum jeweiligen Zeitpunkt der Rechnungsbearbeitung genutzt wurde vorgehalten werden muss, sondern dass Bearbeitungstools zur Verfügung stehen, die dem Steuerprüfer die Analyse der Daten ermöglichen.

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