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Häufig gestellte Fragen

FAQ – Frequently Asked Questions

Wir haben versucht, unser Internetportal rund um die elektronische Rechnungssignatur so detailliert wie nötig und so informativ wie möglich zu gestalten. Ergänzend zu den Menüpunkten finden Sie hier Antworten zu den häufigsten Fragen:

Fragen & Antworten zur elektronischen Signatur

Was ist eine elektronsiche Signatur?

Eine elektronsiche Signatur ist – vereinfacht ausgedrückt – ein digitales Siegel, das bei der digitalen Übermittlung von Daten den Absender zweifelsfrei identifiziert (Authentizität) und den Originalzustand der transportierten Daten gewährleistet (Integrität). Die elektronsiche Signatur darf nicht mit einer Verschlüsselung des signierten Dokuments selbst verwechselt werden. Der Inhalt der signierten Datei bleibt unabhängig von der elektronischen Signatur für jeden lesbar. Die qualifizierte elektronische Signatur hat die Wirkung einer persönlich geleisteten Unterschrift und ist zum Schutz vor Manipulation für den Versand von elektronischen Rechnungen gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz gefordert.

Wie funktioniert eine elektronische Signatur?

Die Funktionsweise der elektronischen Signatur basiert auf einem mathematisch-kryptografischen Verfahren, in dem als Grundlage für jeden Anwender ein einmaliges Schlüsselpaar geschaffen wird:

  • ein privater Schlüssel (Private Key) und
  • ein öffentlicher Schlüssel (Public Key).

Diese beiden Schlüssel stehen in einer speziellen mathematischen Abhängigkeit zueinander, können aber nicht voneinander abgeleitet werden.

Fragen & Antworten zur Sicherheit

Wie sicher sind elektronische Signaturen?

Das System der elektronsichen Signatur basiert auf einem komplexen mathematischen Verfahren, beruhend auf Primzahlen. Die Sicherheit resultiert vor allem daraus, dass die Berechnung der beiden zugrunde liegenden Schlüssel (Private Key und Public Key) einer aus dem anderen sehr aufwendig ist.

Wie werden die Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt?

Alle Daten werden grundsätzlich verschlüsselt mit 128bit SSL Verschlüsselung übertragen. Diese Art der Verschlüsselung schützt Ihre Daten sehr wirksam. Die gleiche Technologie wird bei der Übertragung heutzutage in vielen geschäftskritischen Bereichen, wie z.B. im Bankenbereich, genutzt.

Wie gewährleistet D-TRUST prokura grundsätzlich die Sicherheit aller Prozesse?

Hinter der Leistung von D-TRUST prokura steht die Hochsicherheitstechnologie eines Trustcenters welches Zuverlässigkeit, Kompetenz und Sicherheit steht und zudem staatlich geprüft und zertifiziert. Ist.

Fragen & Antworten zur elektronischen Rechnung

Welches Einsparpotenzial bieten elektronische Rechnungen?

Zu den möglichen Summen, die im Vergleich zur herkömmlichen Papierrechnung eingespart werden können, liegen unterschiedliche Studien vor. Je nach Berechnungsmodell können Versender zwischen 2 und 4,20 € pro Rechnung sparen. Denn bei der elektronischen Rechnungsstellung entfallen sämtliche manuellen Schritte sowie Porto, Papier- und Druckkosten. Der Prozess der Rechnungsstellung ist beschleunigt und transparent, dem Cashmanagement stehen aktuelle Zahlen zur Verfügung. Verbesserte Serviceangebote – etwa Rechnungsportale, in die die Kunden Einsicht nehmen können – wirken sich positiv auf die Kundenbindung aus. Die Studien weisen auch für Rechnungsempfänger hohe Werte für das Einsparpotenzial aus – so unterschiedlich die Ergebnisse auch sein mögen, unterm Strich wird überall mehr als 50 Prozent gespart. Entscheidend ist die Ausgangslage (Rechnungsvolumen, Einsatz von Workflow zur Prüfung der Rechnung, Struktur der Lieferanten) und der bisherige Automatisierungsgrad (Automatische Rechnungsprüfung, Bestellbezüge/Wareneingangsbezüge der Rechnungen). Der Spitzenwert liegt in Einzelfällen – vor allem bei Rechnungen mit vielen Positionsdetails – deutlich im zweistelligen Eurobereich. Massiv zu Buche schlägt vor allem die entfallende, manuelle Rechnungserfassung. Dieser ausgelassene Zwischenschritt erspart Zeit und minimiert Fehler.

Ist die elektronische Rechnung "genauso viel wert", wie eine Papierrechnung?

Die elektronische Rechnung ist der herkömmlichen Papierrechnung gesetzlich gleichgestellt. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die elektronische Rechnung mit einer qualifizierten, elektronische Signatur versehen und diese erfolgreich geprüft wurde.

Müssen Rechnungsempfänger darüber informiert werden, dass sie in Zukunft elektronische Rechnungen erhalten?

Ja, Rechnungsempfänger müssen formlos darüber informiert werden. Eine schriftliche Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand ist nicht erforderlich. Es ist sinnvoll die elektronische Rechnungsstellung bereits bei Vertragsschluss zu vereinbaren oder in den AGB zu vermerken.

Ich habe signierte, elektronische Rechnungen empfangen. Muss ich diese nach der Signaturprüfung ausdrucken?

Nein, das ist nicht notwendig. Genau diesen Prozessschritt und Aufwand können Sie durch die Signatur einsparen und somit Ihre Kosten reduzieren. Sie können die elektronischen Rechnungen einschließlich der Signatur einfach z.B. per E-Mail an den gewünschten Empfänger weiterleiten. Eine Aufbewahrung der elektronischen Eingangsrechnungen ist nicht mehr in Papierform notwendig. D-TRUST prokura speichert diese für Sie automatisch nach der Signaturprüfung. Diese Daten sind immer und jederzeit für Sie im Zugriff – solange Sie D-TRUST prokura Kunde sind.

Warum und wie muss eine Archivierung erfolgen?

Die Empfänger von Rechnungen per E-Mail sind gesetzlich verpflichtet (§14 UStG), die elektronische Signatur zu verifizieren und das Prüfergebnis in elektronischer Form vor Veränderung zu schützen und zusammen mit der elektronischen Rechnung im Privatbereich 2 Jahre und im Unternehmensbereich 10 Jahre zu speichern. Der Rechnungsempfänger muss zusätzlich das Verifikationsprotokoll der Originalnachricht archivieren. Es ist erforderlich, die Archivierung auf einem unveränderbaren Datenträger zu vollziehen. Hierbei kann es sich um ein revisionssicheres, digitales Dokumentenarchiv handeln, ausreichend ist aber auch die Archivierung auf CD-ROM. D-TRUST prokura bietet die Archivierung bequem, preisgünstig und revisionssicher an.

Was heißt Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit ist kein fest definierter Rechtsbegriff, sondern umschreibt das Vorhandensein ausreichender Kontrollen zur Einhaltung entweder gesetzlicher Anforderungen und/oder anderer unternehmensinterner Richtlinien und Qualitätsstandards. Diese können im Einzelfall hinsichtlich ihrer Strenge voneinander abweichen.

Die gesetzlichen Anforderungen, so z.B. der Nachweis über die Unversehrtheit der Daten und der Einhaltung des o. g. Radierverbots, sind als Mindestrahmen einzuhalten. Der Gesetzgeber macht aber hinsichtlich der zu verwendenden Speichermedien keine Vorgaben und verlangt vielmehr die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten durch geeignete Kontrollmaßnahmen wie diese in den GoBS definiert sind.

Müssen elektronische Rechnungen ein bestimmtes Dateiformat haben, um bei D-TRUST prokura signiert werden zu können?

Aktuell empfehlen wir einfach lesbare, international standardisierte und marktgängige Formate zu wählen, wie z.B. XML-, TIFF- oder PDF-Dateien

Welche Größe sollten Rechnungsdateien haben?

Die maximale Größe einer Datei, die D-TRUST prokura verarbeitet, beträgt 2 MB (Megabyte).

Fragen & Antworten zum Angebot von D-TRUST prokura

Für wen eignet sich D-TRUST prokura?

D-TRUST prokura eignet sich für Unternehmen als auch Freiberufler und Selbständige, die Rechnungen elektronisch versenden und/oder empfangen und darüber hinaus archivieren wollen – und das alles ohne zusätzliche Hard- oder Software komfortabel und sicher über ein Internetportal.

Was unterscheidet D-TRUST prokura von anderen Anbietern und Signaturlösungen?

D-TRUST prokura ist das derzeit einzige Internetportal, das qualifizierte elektronische Rechnungssignaturen über den Zugriff auf ein Trustcenter realisiert. Damit ist die Dienstleistung gleichzeitig bei der Bundesnetzagentur (BNetzA) angezeigt und akkreditiert. Maximale Rechtssicherheit ist die angenehme Konsequenz für unsere Kunden.

Für das Signieren und Verifizieren von Rechnungen auf dem Online-Weg ist zudem keine spezielle Hard- oder Software nötig.

Wer steht hinter D-TRUST prokura?

D-TRUST prokura ist ein Produkt der Bundesdruckrei GmbH. Das Trustcenter der Bundesdruckerei-Gruppe wird von der D-TUST GmbH einer 100 % Tochtergesellschaft der Bundesdruckerei GmbH betrieben. Das Produkt ist über das Internetportal zur elektronischen Rechnungssignatur zu nutzen. Die D-TRUST ist im Auftrag der Bundesdruckerei der einzige deutsche Anbieter, der sowohl qualifizierte Zertifikate als auch qualifizierte Zertifikate mit freiwilliger Anbieterakkreditierung herausgeben darf. Nur D-TRUST hat beide Verfahren bei der Bundesnetzagentur angezeigt.

Fragen & Antworten zu technischen Details und zur Anwendung von D-TRUST prokura

Wie funktioniert D-TRUST prokura?

In unserem Handbuch werden Ihnen alle Funktionen von D-TRUST prokura ausführlich erklärt. Sie können sich das Handbuch hier als PDF-Datei herunterladen. Zum Betrachten der PDF-Datei benötigen Sie den kostenlosen Adobe Acrobat Reader.

Welche technischen Voraussetzungen sind für D-TRUST prokura nötig?

Für D-TRUST prokura ist lediglich ein Computer mit Internetzugang notwendig. Sie brauchen keine spezielle Hard- oder Software.

Müssen elektronische Rechnungen ein bestimmtes Dateiformat haben, um bei D-TRUST prokura signiert werden zu können?

Aktuell empfehlen wir einfach lesbare, international standardisierte und marktgängige Formate zu wählen, wie z.B. XML-, TIFF- oder PDF-Dateien.

Welche Größe sollten Rechnungsdateien haben?

Die maximale Größe einer Datei, die D-TRUST prokura verarbeitet, beträgt 2 MB (Megabyte).

Speichert D-TRUST prokura die Rechnungen, Signaturen und Prüfergebnisse? Wenn ja, wie lange?

Alle Daten werden als zusätzlicher Service von D-TRUST prokura für Sie in einem Archiv gespeichert, auf das Sie Zugriff haben. Ihre Daten werden ohne zeitliche Begrenzung, solange Sie D-TRUST prokura nutzen, bzw. Ihr Zugang aktiv ist, gespeichert. Selbstverständlich können Sie die Daten auch bei sich intern archivieren und gemäß Ihren internen Richtlinien aufbewahren. Die Speicherung der Daten bei D-TRUST prokura ist für Sie ein Service, der je Datenmenge berechnet wird.

Wie lange dauert die Signaturerstellung bzw. Verifizierung?

Die Erstellung einer Signatur oder die Verifizierung dauern in der Regel nur wenige Sekunden. Das D-TRUST prokura Rechenzentrum gehört zu Bundesdruckerei und bietet als Trustcenter maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit auch bei hohen Volumina.

Kann ich auch mehrere Rechnungen, z.B. 50 Rechnungen auf einmal signieren oder verifizieren lassen?

Ja, auch die Übermittlung hoher Rechnungsmengen ist möglich. Die Übermittlungsgeschwindigkeit hängt allerdings von der Leistungsfähigkeit Ihrer Internetanbindung ab.

Bei Unternehmen, die regelmäßig hohe Mengen an Rechnungen versenden und empfangen, besteht die Möglichkeit auf eine interne, ASP-basierte Signaturlösung umzustellen. Wir beraten Sie gerne, ab welchen Volumen sich das anbietet und stellen Ihnen gerne mögliche Lösungen zur internen Nutzung vor.

Wo finde ich nach der Signaturprüfung die geprüften Rechnungen?

Die geprüften Rechnungen inklusive der Prüfberichte zum Ergebnis erhalten Sie per E-Mail an die von Ihnen in den Voreinstellungen angegebene Adresse.

Wie kann ich sehen, ob die Prüfung erfolgreich war?

Für jede Signaturprüfung, erfolgreich oder nicht, wird ein Signaturprüfbericht erstellt. Dieser wird automatisch als PDF-Datei mit der geprüften Rechnung zur Verfügung gestellt. Anhand des Prüfberichtes erfahren Sie, ob die Signatur bekannt und die Rechnung unversehrt war. Möglich ist auch, dass eine unbekannte Signatur vorliegt. Damit muss die Rechnung nicht automatisch fehlerhaft sein, eine Prüfung auf anderem Weg ist dann aber notwendig.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich nicht mehr Kunde bei D-TRUST prokura bin?

Wenn Sie D-TRUST prokura nicht mehr benötigen und Ihren Zugang kündigen, haben Sie ausreichend Gelegenheit alle Daten auf Ihre eigenen, lokalen Systeme zu übertragen. Bis zur Sperrung Ihres Zugangs können Sie diese Übertragung jederzeit vornehmen, es sind keine besonderen Programme, Freigaben, Prozesse dafür notwendig – Ihre Daten bleiben für Sie jederzeit bis zur Auflösung Ihres Kontos im Zugriff.

Kann ich D-TRUST prokura kostenlos und unverbindlich testen?

Ja, über den Menüpunkt „Testen“ können Sie die Funktionen von D-TRUST prokura kennen lernen. Sie müssen für den Testmodus allerdings registriert sein. Mit dieser Maßnahme schützen wir alle am elektronischen Rechnungsverkehr beteiligten Personen und Unternehmen vor Missbrauch. Hier geht’s zur Registrierung.

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